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Guias e Vídeos Tutoriais

Conteúdo sobre o software de gestão empresarial iZY

Cadastrando contratos de serviços

Este guia tem como objetivo instruir você a lançar um Contrato iZY. Abaixo segue a descrição dos dados necessários para o processo:

 
CADASTRANDO UM CONTRATO
 
Para cadastrar um Novo Contrato é necessário que acesse o módulo de Serviços e clique no botão Contratos, quando você ainda não cadastrou nenhum registro, será apresentado uma tela com as características do processo de Contratos, após clicar em Novo para dar início ao novo cadastro. Abaixo segue campos encontrados na aba Dados do contrato:
 
1. Código: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema após o término do cadastro do contrato.
 
2. Número: neste campo o sistema informa um nº sequencial, mas o sistema deixa o campo aberto caso desejar alterar.
 
3. Cliente: Neste campo você informará o cliente/fornecedor com o qual assinará o contrato de serviço. Essa informação é originada do cadastro de Clientes/Fornecedores. Caso deseje cadastrar novos clientes/fornecedores, basta clicar no símbolo da “lupa”.Caso venha a ter alguma dificuldade no cadastro do novo cliente/fornecedor, poderá acessar o conteúdo “Cadastrando clientes e fornecedores” em nossa central de ajudas localizada no site www.gestaoizy.com.br.
 
4. Contato: neste campo vai apresentar o contato informado no cadastro do cliente/fornecedor.
 
5. Título: neste campo será informado uma descrição para o contrato.
 
6. Responsável: neste campo é informado o responsável pelo controle do contrato, caso desejar cadastrar um novo responsável, é somente clicar na “Lupa”. Caso venha a ter alguma dificuldade no cadastro do novo cliente/fornecedor, poderá acessar o conteúdo “Cadastrando clientes e fornecedores” em nossa central de ajudas localizada no site www.gestaoizy.com.br.
 
7. Vigência: este campo identifica o prazo de validade de seu contrato, ao clicar na seta ao lado vai apresentar duas opções que segue:
  • Definido: quando o contrato tem uma data para seu início e uma data para seu fim já definida.
  • Indefinido: quando o contrato não tem definido uma data para seu término, somente para o seu início.
     
8. Forma de pagto: neste campo poderá ser informado uma forma de pagamento especifica, caso não tenha a forma de pagamento que deseja, poderá ser cadastrada clicando na “Lupa”, ao clicar na lupa vai abrir a tela Forma de pagamento, para cadastrar uma nova forma de pagamento, clicar no botão Novo, vai abrir a tela Forma de pagamento, inserir uma Descrição, a Sigla e o Tipo, clicar em salvar, selecionar o novo registro e clicar no botão Selecionar.
 
9. Dia vencto: neste campo será informado uma data de vencimento para pagamento do contrato.
 
10. Cidade prestação serviço: deve ser informado para definir em que cidade será prestado o serviço e como será faturada essa nota, para localizar a cidade se necessário, clicar na “lupa”, localizada ao lado direito do campo, vai abrir a tela Cidades, no campo Pesquisa geral descreve o nome da cidade que deseja informar e clique no botão pesquisar, após é somente selecionar a cidade.
 
11. Vendedor: neste campo será informado o responsável pela venda e/ou contrato, caso desejar cadastrar um novo vendedor é somente clicar na “Lupa”. Caso venha a ter alguma dificuldade no cadastro do novo cliente/fornecedor, poderá acessar o conteúdo “Cadastrando clientes e fornecedores” em nossa central de ajudas localizada no site www.gestaoizy.com.br.
 
12. % de comissão: caso venha a ser informado um vendedor, neste campo informar o percentual de comissão que este vendedor vai ter sobre o valor do contrato, não é um campo obrigatório.
 
13. Inf. complementar: neste campo poderá ser informado uma mensagem padrão que após o faturamento de seu contrato aparecerá na nota fiscal, para inserir esta informação, clicar na “Lupa” onde apresentará uma relação de informações complementares, para cadastro de uma nova mensagem, clicar no botão Novo, inserir os dados necessários, salvar e selecionar. Caso tenha dúvidas em preencher os campos do cadastro da nova mensagem complementar, poderá acessar o site www.gestaoizy.com.br, localizar Central de ajuda >> Geral e verificar o conteúdo “Cadastrando informações complementares”
 
Após o término do cadastro da Aba Dados do contrato, é necessário preencher a Aba Itens, abaixo segue informações para serem preenchidas:
 
1. Itens: neste campo informará o item e/ou itens que faram parte do contrato. Para inserir o item, clicar no botão Novo, ao clicar no botão, vai apresentar a tela Item do contrato, no campo Item, ao clicar na “Lupa”, vai lhe apresentar uma relação de itens, onde poderá localizar um item já cadastrado ou cadastrar um novo item clicando no botão Novo, preencha os campos necessários e clique em Salvar, após isso, selecione o novo registro cadastrado e clique no botão Selecionar, caso tenha dúvidas em preencher os campos do cadastro do novo item, poderá acessar o site www.gestaoizy.com.br, localizar Central de ajuda >> Estoques e verificar o conteúdo “Cadastrando produtos”.
 
2. Unidade: este campo vem preenchido automaticamente com a Unidade padrão do item, esta unidade é informada no momento do cadastramento do item.
 
3. Quantidade: neste campo será informado a quantidade de serviços prestados.
 
4. Preço: neste campo será informado o valor do serviço do contrato.
 
5. Valor total: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema após informar a quantidade e valor dos serviços.
 
6. Complemento: este campo está em aberto para ser informado alguma observação específica do item, não é um campo obrigatório.
 
7. Clicar no botão Salvar para inserir o item.
 
8. Clique no botão Processar para finalizar o cadastro de seu contrato de serviço.
 
Obs: O botão Salvar também gravará seu registro, mas criará um registro como rascunho, com o status Digitado.
 
 
TELA DE CONSULTA
 
Após o seu primeiro Contrato cadastrado, ao abrir a listagem você poderá gerenciar seus contratos. Acima da grade de registros, você poderá utilizar os campos de filtros para otimizar sua consulta. Nesta tela você poderá aplicar Filtros como:
 
1. Início: você informará o período que deseja visualizar os registros.
 
2. Status conforme segue abaixo:
  • Ativo: quando o contrato ainda está aberto.
  • Cancelado: quando o contrato foi cancelado, anulado, suspenso.
  • Digitado: rascunho. Ainda não tem valor de negócio para o sistema.
  • Encerrado: contrato concluído, finalizado.
     
3. Cliente: neste campo é informado o nome do cliente/fornecedor que é informado no contrato.
 
4. Número: neste campo poderá ser informado o número do contrato, número gerado na finalização do cadastro do contrato.
 
5. Clicando em Pesquisar, os registros serão listados utilizando os filtros aplicados.
 
 
OPÇÕES ADICIONAIS
 
Na tela de consulta dos Contratos de serviços, também é possível realizar algumas opções adicionais, para isso, pesquise um cadastro de contrato e selecione o registro pesquisado, após clicar no botão “Mais opções” será apresentado um menu com as opções adicionais disponíveis. Abaixo segue a descrição das opções:
 
1. Notas e anexos: permite que seja inserido comentários e anexos avulsos ao registro selecionado.
 
2. Imprimir: ao selecionar esta opção, abre o espelho do contrato de serviço com informação inseridas em seu cadastro.
 
3. Processar: permite processar o registro selecionado com status Digitado, alterando o status para Ativo.
 
4. Cancelar: permite cancelar o registro selecionado com status Ativo ou Digitado, alterando o status para Cancelado.
 
5. Reabrir: permite reabrir o registro selecionado com status Ativo, alterando o status para Digitado.
 
6. Faturar: será utilizado esta opção quando desejar gerar uma nota fiscal do seu contrato de serviço. Ao selecionar esta opção, abrirá a tela Faturar contratos, no campo abaixo vai apresentar o contrato selecionado, caso desejar faturar somente o contrato selecionado clicar somente no botão Faturar contratos, mas se deseja faturar outros contratos, clicar no botão Adicionar contrato, ao clicar neste botão, abrirá a tela Adicionar contrato e conforme filtros selecionados, vai apresentar os contratos que desejar faturar, ao localizar os contratos que deseja faturar, seleciona os mesmos e clique no botão Adicionar selecionados, após clicar no botão Faturar contratos.
 
7. Encerrar: quando utilizar esta opção o contrato não poderá ser mais faturado, o status do contrato passará de Ativo para Encerrado.
 
8. Copiar: utilizando esta opção poderá ser feito uma cópia do contrato com todas as informações contidas no contrato original.
 
9. Alterar dados principais: ao utilizar esta opção, vai abrir a tela de Alteração nos dados principais do contrato onde será possível fazer alterações nos campos do contrato.
 
10. Alterar dados dos itens: na utilização desta opção, vai abrir a tela de Alterações dos itens do contrato, onde poderá ser inserido ou excluído itens do contrato.
 
11. Histórico: apresenta uma tela com o detalhamento das operações já realizadas com o registro selecionado. Conforme segue abaixo:
  • Aba Visão geral: demonstra de forma geral os dados informados no contrato, como Título, Início, Situação atual, Serviços(Itens informado no contrato), Total do contrato. Ainda nesta aba tem a opção Ver alterações deste contrato, ao clicar nesta opção, apresentará a tela Alterações do contrato, onde demonstrará as alterações realizadas no contrato de uma forma mais resumida.
  • Aba Nota fiscal de saída: nesta aba demonstrará se já foi feito algum faturamento para este contrato, demonstrando informações da nota fiscal emitida.
  • Aba histórico: esta aba demonstra informações referentes a operação executada no contrato como Usuário, Processo, Data e Hora da alteração.
     
12. Rastrear notas: permite rastrear as notas fiscais cadastradas para o contrato selecionado.

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