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Conteúdo sobre o software de gestão empresarial iZY

Importação de arquivo XML de notas para cadastro de NF de entrada.

Este guia tem como objetivo instruir você a lançar uma nota fiscal de entrada fazendo a importação de arquivos XML no iZY. Abaixo segue a descrição dos dados necessários para o cadastro:

 
FAZENDO IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO XML DE NOTAS DE FORNECEDORES PARA CADASTR0 DE NF DEENTRADA.
 
1. Acesse o módulo de Compras e clique no botão Notas fiscais de entrada.
 
2. Quando você ainda não cadastrou nenhum registro, será apresentado uma tela com as características do processo de proposta de venda.
 
3. Para iniciar o cadastro clique no botão Novo.
 
4. Ao clicar no botão novo, vai apresentar a tela de cadastro de nota fiscal de entrada, a primeira aba apresentada é a aba “Dados da nota”, onde esta aba remete aos dados principais da nota.
 
5. Preencha os dados corretamente e se atente aos campos obrigatórios (circulados de vermelho quando não preenchidos).
 
6. Na aba “Dados da nota”, o campo “Emitente” define se a nota é própria ou de terceiros(Fornecedor)de quem você está comprando.
 
7. O campo “Chave de acesso” onde vai a informação da chave de acesso que vem informada na nota fiscal de entrada e no fim deste campo vai apresentar a opção XML.
 
8. Ao clicar nesta opção, abre a tela de Importação de XML, com a tela aberta, no campo Arquivo, você vai informar o caminho onde foi salvo os arquivos XMLs enviados pelo fornecedor, ou utilizar o campo “...”(Três pontinhos) para localizar o caminho dos documentos salvos. Ao informar o arquivo clicar no botão Importar arquivo, vai abrir a tela Importação XML:
 
   - Essa informação é originada do arquivo XML importado.
 
   - Na aba Resumo XML, no campo Número aparece o nº da NF.
 
   - No campo Chave de acesso vai apresentar o nº da chave de acesso da NF importada.
 
   - No campo “Fornecedor”, clicar na opção Visualizar, vai abrir a tela Comparação de fornecedores.
 
   - Na coluna Dados do XML vai apresentar os dados que está no arquivo XML, na coluna Dados do ERP vai apresentar os dados em branco, mas se o fornecedor já está cadastrado e tiver mais que um cadastro, vai apresentar uma mensagem informando da duplicidade de cadastro e vai abrir a tela de Clientes / Fornecedor para poder selecionar qual fornecedor vai utilizar no cadastro desta nota, podendo também atualizar os dados do fornecedor clicando no botão Atualizar dados, se no sistema houver somente um cadastro com o CNPJ vai carregar os dados automaticamente e também poderá ser atualizado os dados do cadastro através do botão Atualizar dados e se for um novo cadastro, é somente clicar no botão Novo que o sistema cadastrará o fornecedor automaticamente e é somente clicar no botão Fechar.
 
   - No campo “Transportadora”, clicar na opção Visualizar, vai abrir a tela de Importação XML, nesta tela vai apresentar a aba Dados do XML que apresenta os dados que está no arquivo XML e na coluna Dados do ERP, vai apresentar os campos em branco, mas se o fornecedor já está cadastrado e tiver mais que um cadastro, vai apresentar uma mensagem informando da duplicidade de cadastro e vai abrir a tela de Clientes / Fornecedor para poder selecionar qual fornecedor vai utilizar no cadastro desta nota, podendo também atualizar os dados do fornecedor clicando no botão Atualizar dados, se no sistema houver somente um cadastro com o CNPJ vai carregar os dados automaticamente e também poderá ser atualizado os dados do cadastro através do botão Atualizar dados e se for um novo cadastro, é somente clicar no botão Novo que o sistema cadastrará o fornecedor automaticamente e é somente clicar no botão Fechar.
 
   - No campo “Série” vai apresentar a série da nota do XML, mas se clicar na “Lupa”, abrirá a tela Série e se a série já está cadastrada, selecionar a série e clicar em Selecionar e se não estiver cadastrada poderá ser cadastrada clicando no botão Novo, preencher os campos necessários e clique em Salvar, após selecionar.
 
   - Na aba “Itens do XML” vai apresentar os itens que está no arquivo XML, caso o item já estiver cadastro, é somente clicar no “Lápis” que aparece no seu lado esquerdo, antes da coluna Item, onde vai abrir a tela Vinculação de itens e no campo Item clicar a “Lupa”, localizar o item e selecionar que os dados sobre Unidade vai trazer sozinho, os dados ref. a CFOP e Nº do Pedido poderão ser localizado através da “Lupa” e o campo Item poderá ser preenchido manualmente e após somente clicar no botão Confirmar. Caso o item não estiver cadastrado, poderá ser feito o seu cadastro através da opção do “Lápis” que fica ao lado da “Lupa” que ao clicar vai trazer a tela do Item onde deverá ser preenchidos os campos necessários e clicar em salvar, após selecionar o novo item e clicar no botão Confirmar que apresentará a tela de Importação de XML novamente.
 
   - Ao finalizar os cadastros dos itens, clicar no botão Carregar nota de entrada, ao clicar nesta opção vai abrir o registro da Nota fiscal de entrada onde vai apresentar as abas Dados da nota, Itens, Transporte, Adicionais, Retenções preenchidas se necessário, na aba Financeiro será necessário preencher os campos Forma e Condição de pagamento.
 
   - Na aba “Resumo” vai apresentar os dados dos itens como os impostos e na aba Doctos vinculados, não terá a necessidade de informar nada, assim poderá clicar em Processar para finalizar o cadastro da nota ou em Salvar, onde o sistema vai gerar um arquivo com o status Digitado que poderá ser manipulado depois sem a necessidade de reabertura do processo.
 
 
TELA DE CONSULTA
 
9. Após a nota processada, você poderá abrir a listagem onde poderá gerenciar suas compras.
 
10. Acima da grade de registros, você poderá utilizar os campos de filtros para otimizar sua consulta.
 
11. Nesta tela você poderá aplicar filtros como Data de emissão, Cliente, tipo da nota e Status.
 
12. Ref. ao filtro Status, este serve para você buscar somente os registros em determinadas situações. Segue abaixo cada possível situação do pedido:
 
   1. Cancelado: Quando a NF de entrada for cancelada por algum motivo.
 
   2. Digitado: Quando a NF de entrada for salva, rascunho. Ainda não tem valor de negócio para o sistema.
 
   3. Finalizado: Quando a nota for finalizada.
 
   4. Pendente: Quando a NF de entrada está processada mas depende de uma outra ação.
 
13. Clicando em Pesquisar, os registros serão listados utilizando os filtros aplicados.
 
 
OPÇÕES ADICIONAIS
 
14. Na tela de consulta de notas também é possível realizar algumas opções adicionais.
 
15. Para isso, pesquise uma nota e selecione o registro pesquisado.
 
16. Ao clicar no botão “Mais opções” será apresentado um menu com as opções adicionais disponíveis. Abaixo segue a descrição das opções:
 
   1. Visualizar espelho: Apresenta um espelho da nota para impressão.
 
   2. Visualizar DANFE: Apresenta o DANFE da nota eletrônica para impressão.
 
   3. Notas e anexos: Permite que seja inserido comentários e anexos avulsos ao registro selecionado.
 
   4. Processar: Permite processar o registro selecionado com status Digitado, alterando o status para Pendente.
 
   5. Cancelar: Permite cancelar o registro selecionado com status Pendente, Finalizado ou Digitado, alterando o status para Cancelado.
 
   6. Reabrir: Permite reabrir o registro selecionado com status Pendente, alterando o status para Digitado.
 
   7. Solicitar autorização de uso: Remete nota fiscal eletrônica para autorização na SEFAZ.
 
   8. Carta de correção: Permite emitir uma carta de correção para a nota selecionada.
 
   9. Solicitar cancelamento: Remete nota fiscal eletrônica para cancelamento na SEFAZ.
 
   10. Solicitar inutilização: Inutiliza a numeração da nota fiscal eletrônica na SEFAZ.
 
   11. Consultar eventos: Histórico dos eventos de nota fiscal eletrônica junto a SEFAZ.
 
   12. Chave de acesso: Permite copiar chave de acesso da nota eletrônica.
 
   13. Download XMLs distribuição: Faz download dos XMLs das notas eletrônicas enviados a SEFAZ.
 
   14. Finalizar NF: Quanto a nota não é eletrônica, finalizada a mesma, alterando o status para Finalizado.
 
   15. Consultar histórico: Apresenta uma tela com o detalhamento das operações já realizadas com o registro selecionado. Como rastrear sua origem, visualizar as devoluções, contas a pagar gerados e ter acesso aos usuários que manipularam o registro.
 
   16. Rastrear Pedidos de compra: Permite rastrear os pedidos que originaram a nota.
 
   17. Rastrear Contas a pagar: Permite rastrear os títulos originados pela nota.
 
   18. Rastrear Devoluções: Permite rastrear as devoluções que originaram a nota.

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