Qual a importância de ter um cadastro de clientes atualizado?

Cadastro de clientes. Como sua empresa lida com ele? Junto com o histórico de vendas, muitas vezes esses itens não recebem muita atenção e são deixados de lado pelos mais diversos motivos. Mas eles são sim muito importantes e precisam de cuidado, já que podem implicar no aumento de vendas.
 
Você certamente sabe o custo que sua empresa tem para conquistar novos clientes. Bom, não estamos falando para deixar de lado as estratégias de atração, porém é muito mais barato obter novos contratos de venda de produtos e serviços para quem já conhece e gosta do seu atendimento.
 
Mas como atingir este objetivo se seus clientes não recebem nenhuma comunicação com novidades do portfólio e promoções? Será trabalho e esforços por nada.
 
Dedique alguns minutos do seu tempo para ler este texto e refletir sobre a importância de uma ficha de cadastro atualizada.

Os perigos da desatualização do cadastro de clientes  

Se você acredita que atualizar fichas de cadastro dos clientes é algo sem utilidade, uma tarefa que demanda tempo e não traz retorno, está na hora de rever seus conceitos. Basta inverter a situação: quantas malas diretas foram recebidas na sua casa destinadas a pessoas desconhecidas?
 
Pense no prejuízo que a empresa teve com impressão, manuseio e postagem para que a correspondência fosse devolvida ou parasse no lixo.
 
Estamos falando de conteúdos comerciais, de divulgação. E se fosse algo sensível como a cópia de um contrato importante que a empresa mandou para o endereço que você morou há alguns anos?
 
Bom, com certeza estes dois motivos já o fizeram mudar de ideia e você já deve estar pensando em ligar para o responsável do setor de Vendas ou Atendimento ao Cliente para conversar sobre o assunto. Mas calma, não interrompa a leitura agora, ainda há muito para saber.

Conheça os benefícios de ter um bom cadastro de clientes

Quem não gosta de ser chamado pelo nome e saber que outra pessoa sabe de suas preferências? Quando uma empresa é capaz de manter o cadastro do cliente sempre em dia todas as informações necessárias estão sempre à mão. Confira, abaixo, outros benefícios:
 
- Fidelização do cliente: O cadastro de clientes é uma peça fundamental para quem deseja clientes fiéis. Contar com essas informações permite tomar medidas para reter, facilitar o processo de vendas e dar suporte para um visão estratégica sobre seu público.
 
- Novas oportunidades de compra: Vamos supor que sua empresa trabalha com móveis e o cliente comprou uma cama. Será que ele também não está precisando de uma cômoda ou criado mudo? Oferecer produtos complementares - de preferência com um cupom de desconto - traz maiores chances de venda. Mas você só saberá isso se tiver um histórico de vendas e cadastro atualizados.
 
- Aprender suas preferências: O que eles mais procuram? Quanto gastam? Eles gostam de comprar em datas comemorativas ou quando há novidades? Para planejar novas campanhas de marketing é preciso conhecer a fundo o que realmente desperta a atenção do seu público.
 
- Antecipar necessidades: Com um cadastro de clientes eficaz é possível verificar as compras realizadas por cada um. De acordo com o seu nicho de mercado o time de Vendas pode até enviar um e-mail para o cliente lembrando-o que está na hora de realizar uma nova compra, por exemplo;
 
- Sair do 'achismo': Se todo o planejamento for feito apenas com base no que você e seu time de vendas acreditam, as chances das ações não surtirem efeito são enormes. É um desperdício de tempo e recursos: sem um direcionamento as vendas não podem ser bem-feitas.
 
- Acabar com situações desagradáveis: Ligar para um telefone que não é mais utilizado pelo consumidor ou então uma equipe bater na porta errada, seja para fazer uma entrega ou realizar um serviço de manutenção, além de ser desagradável é sinônimo de prejuízo.
 
- Frear a inadimplência: Um bom programa de cadastro de clientes permite observar com precisão a situação de cada um deles, quais possuem negócios pendentes com a sua empresa e as datas esperadas para os respectivos pagamentos.
 
- Melhorar processos de back office: É comum que empresas, principalmente as varejistas, lidem com uma grande quantidade de processos internos e que necessitam de contato com os clientes. Ao manter um cadastro completo, o time do back office tem todas as informações necessárias para trabalhar de forma mais ágil e proveitosa.

Como saber que é hora de atualizar as fichas de cadastro

A maneira mais fácil de perceber que algo está errado com o cadastro dos clientes da sua empresa é vincular todas as campanhas de marketing ao banco de dados onde estão as fichas de cadastro. O segredo é fazer um acompanhamento analítico dos resultados de cada campanha.
 
Os e-mails retornaram diversas vezes seguidas? As ligações telefônicas não são atendidas e os SMSs retornam? Significa que eles precisam ser atualizados.

Aprenda a manter o cadastro atualizado

Em primeiro lugar é preciso fazer uma busca das informações das quais sua empresa já dispõe. Cruze os dados do setor financeiro com os contatos que os vendedores possuem, atualizando o banco de dados utilizado pela empresa.
 
O segundo passo é entrar em contato com o consumidor em busca da atualização das informações. Mas, para isso, desenvolva uma estratégia que leve em conta o seu bem-estar.
 
Ele não pode se sentir pressionado, constrangido ou coagido ao passar as informações! Tudo isso pode atrapalhar o relacionamento com sua empresa, afastá-lo e você ainda receber denúncias em sites como o Reclame Aqui.
 
Há diversas maneiras de abordar o cliente pedindo a atualização das informações: quando ele liga para o SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor), enviando e-mail, SMS ou mesmo um Whatsapp com um link que leve à área do cliente dentro do site da empresa. Mas pense que esta ação dependerá da boa vontade e tempo do consumidor.
 
Outra forma efetiva também tem maior custo e trabalho: designar um colaborador para realizar as atualizações. Treine essa pessoa para uma abordagem adequada, indicando que ela faça perguntas diretas e tenham a ver com a necessidade atual do cliente. Quanto mais coesa a pesquisa e abordagem, mais dados precisos você terá.
 
O pós-venda, além de trazer feedbacks da satisfação, também é uma excelente maneira de atualização do cadastro. Capacite a equipe para conferir se todos os dados da compra estavam corretos, se há novos meios de contato que o cliente deseja adicionar e confirmar todos aqueles conhecimentos que a empresa já tem.
 
Dar atenção a este processo é a garantia de construir uma relação mais próxima com os compradores, fazendo com que se sintam importantes. Para o cadastro de clientes esse contato vale ouro, já que possibilita a inserção de informações mais complexas sobre a preferência.
 
Que tal aproveitar campanhas promocionais para que seus clientes forneçam dados de forma espontânea em cupons, por exemplo? É uma maneira criativa de efetuar um cadastro completo sem importuná-lo.

Cuidado com contatos duplicados

Esse tipo de situação ainda acontece muito e pode prejudicar a estratégia do cadastro de clientes. O fato é que, se houver mais de uma entrada para um contato específico, existe a possibilidade de que nenhum cadastro contenha informações completas, tornando praticamente impossível uma interação correta com este consumidor em questão.
 
Uma dica é combinar sempre os cadastros duplicados, comparando as informações e preenchendo as lacunas em um deles, e após isso, excluir, desabilitar ou inativar que não será mais utilizado.  
 

Quais são as informações a serem consideradas na ficha de cadastro

O ideal é que todas as informações necessárias sejam perguntadas já na primeira compra ou assinatura do serviço. Assim na hora de atualizar o cadastro será bem mais fácil. Mas cuidado: pedir dados demais do cliente pode assustá-lo.
 
Sim, sabemos da importância em coletar o máximo possível de elementos. Mas por que perguntar hábitos de consumo pessoais se o seu produto é empresarial? Novamente coloque-se na pele do cliente: você responderia? Pense apenas no que realmente pode ser relevante para o seu negócio.
 
Certifique-se de que as informações mais importantes estejam definidas como obrigatórias. Por exemplo:
 
Nome;
e-mail;
Telefone;
Endereço;
Data de nascimento;
Sexo;
CPF.
 
No caso de produtos e serviços voltados para pessoas jurídicas troque os três últimos dados apenas pelo CNPJ.

Como gerenciar o cadastro dos clientes

Para ter uma base de dados consistente é preciso, além de organização e atualização, que as informações sejam facilmente acessadas. As dicas abaixo ajudarão a transformar essa necessidade em realidade:

Adote uma ferramenta de gestão
Um software de gestão tem como objetivo principal integrar os processos de todas as áreas da empresa. Quando ele conta com um módulo de CRM (Customer Relationship Management) fica ainda mais fácil fazer o controle.
 
Este sistema faz com que o cadastro se comunique com os outros departamentos da empresa, repassando informações atualizadas como quais compram mais, em qual período e qual é o perfil mais comum, por exemplo.
 
Automatize os processos
Imagine alimentar e consultar de maneira manual todos os detalhes do cadastro. Além de resultar em falhas, dificulta a atualização. Com a automação é possível fazer a operação com muito mais facilidade: apenas com alguns cliques é possível acrescentar qualquer novo conhecimento e manter a ficha sempre atualizada.
 
Bônus
E agora que você já conhece a importância e como manter uma ficha de cadastro atualizada oferecemos um bônus. São 5 maneiras simples para fazer o cadastro de clientes crescer ainda mais. Confira abaixo:
 
1. Oferecer um boletim informativo gratuito
Grátis é algo que todos podem pagar, de pequenas empresas a corporações globais. Quando você oferece um boletim informativo gratuito, está informando a seus clientes que sua empresa está interessada em deixá-los bem informados.

E além de saber mais sobre assuntos que o interessam é uma excelente maneira do nome da sua companhia estar sempre no mindset deles. Isso sem dizer notícias interessantes são sempre repassadas, aumentando a chances de inscritos na newsletter.
 
2. Pedir opiniões
Antes de um visitante sair do seu website, solicite que ele preencha uma pequena pesquisa relacionada à empresa. As pessoas ficam felizes em se expressar e, muitas vezes, gostam de falar sobre suas experiências on e offline. Você pode usar uma pesquisa para medir a temperatura do setor, opiniões sobre determinados assuntos, a experiência ou satisfação do cliente.
 
3. Prestar um excelente suporte ao cliente
Um cliente que entra em contato com o suporte pela primeira vez é tão importante quanto o que contacta pela décima vez. Oriente a equipe para tratar todos muito bem e sempre peça para que o consumidor atualize seus dados.
Uma boa experiência leva a comentários nas redes sociais e ao marketing boca a boca com amigos.
 
4. Manter o conteúdo do site sempre atualizado
Conteúdo 'fresco' e informativo são alguns dos principais elementos que atraem visitantes e até potenciais clientes. Mantenha seu conteúdo atualizado publicando um blog com notícias de negócios, dicas importantes, whitepapers e novidades do seu setor. Inserir pop-ups convidando a se inscrever no newsletter também ajuda a ter novos cadastros.
 
5. Promover o negócio nas mídias sociais
Ao criar um novo conteúdo, lançar um produto ou executar uma campanha, compartilhe-os nos canais de mídia social nos quais a empresa está ativa. Não há maneira mais fácil de aumentar sua base de cadastros do que fornecer valor.
 
Pronto, agora você já pode convocar aquela reunião com os setores de Vendas, Atendimento ao Cliente e até Marketing. Afinal de contas, um dos segredos para o bom relacionamento com o cliente está em ter um histórico e dados ‘azeitados’. E são eles a força vital do negócio!
 
Quer manter sua empresa organizada! Adotar um sistema de gestão é a melhor dica que podemos dar! 

 

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