Reduzir custos para melhorar o fluxo de caixa: como fazer?

Não importa o tamanho da sua empresa. Você sabe como é difícil trabalhar com margens e um fluxo de caixa apertados. E não basta apenas aumentar o valor dos

produtos ou serviços para melhorar a lucratividade das vendas. É preciso melhorar o controle de despesas para assim alcançar uma gestão financeira mais madura.

Sem a atenção adequada a empresa pode chegar ao patamar de fechar as portas. Mas como então evitar um fluxo de caixa negativo, mantendo-o controlado e positivo? Uma das maneiras é a redução de custos.

Saiba mais sobre o assunto ao ler este texto!

Os conceitos de custos e a importância da sua redução

Como gestor de uma empresa, uma coisa é certa: os custos têm uma tendência grande a subir. E, se você não for cuidadoso, eles podem impactar o fluxo de caixa e sobrecarregar seu lucro.

Calcular os custos da maneira certa pode ajudar a organização a ser mais eficiente e produtiva. E, para tornar a ideia de uma gestão financeira transparente em realidade, é preciso ter um profundo conhecimento das receitas e fazer o controle de despesas.

O início de tudo é entender alguns conceitos:

Custos fixos: São os que não possuem alteração de valores caso a produção e vendas oscilem. Também chamados de despesas de estrutura, são compostos pelo aluguel do imóvel e de equipamentos, limpeza e salários, por exemplo;

Custos variáveis: Ao contrário dos fixos, são aqueles que sofrem variações conforme as vendas e produção aumentem ou diminuam. São: matérias-primas, comissões pagas ao time de vendas e o consumo de água luz e telefone, entre outros;

Custos de produção: É a contabilidade fundamental do seu negócio! Nele entra tudo que é necessário para a produção de um produto. Para chegar a ele, é preciso considerar gastos com mão de obra, materiais e a energia, manutenção e depreciação das máquinas utilizadas na produção;

Custos administrativos: É tudo aquilo que envolve a operação da empresa. Podem ser fixos ou variáveis como as contas de consumo e outras despesas que fazem a empresa 'funcionar' de fato.

A partir do momento em que você e seu time compreendem os tipos de custos e como calculá-los de maneira correta fica muito mais fácil reduzi-los!

Redução de custos na prática

O fluxo de caixa é afetado por uma variedade de elementos, sendo necessário realizar a gestão financeira utilizando as melhores práticas. Por exemplo: despesas operacionais e custos indiretos podem ter um impacto significativo. Aqui estão 7 maneiras simples de cortar custos e melhorar o fluxo de caixa:

Aluguel

Quanto sua empresa paga de aluguel por mês? Caso o valor esteja pesado para a realidade atual, vale a pena tentar uma renegociação com o proprietário do imóvel.

Se você é um bom inquilino, as chances de conseguir uma redução no valor são grandes. Caso a diminuição não seja possível, uma saída é procurar um outro espaço: menor, em outro prédio ou mesmo um bairro mais econômico. Coloque na ponta do lápis os custos com a entrega do imóvel, mudança e em quanto tempo a economia será sentida.

Contas de consumo como luz, água, internet e telefone

Você ficaria surpreso com a diferença que pequenas mudanças podem fazer na redução das contas de água e luz! Retirar cortinas para a luz do sol entrar no ambiente é a primeira medida para reduzir a conta de energia.

Troque as lâmpadas pelas de LED e limpe o filtro do ar-condicionado. Para cortar o consumo de água, instale nos banheiros torneiras com temporizador. Já em serviços como internet e telefone, vale a pena rever em detalhes o consumo dos últimos meses e procurar planos (ou mesmo outras operadoras) que tenham valores mais atrativos.

Deslocamento para reuniões e entretenimento de clientes

É possível realizar reuniões via teleconferência ou usando aplicações gratuitas como o Skype ou Google Hangouts. Essa medida simples ajuda a economizar bastante as despesas com táxi, combustível, estacionamento e mesmo deixar de realizar viagens.

Se você costuma agradar clientes com refeições caras, ingressos para shows e 'mimos' caros está na hora de rever essa prática. O ideal não é cortá-la completamente, mas sim diminuir a frequência e abaixar o valor desses gastos.

Fretes

O envio físico daquele documento via motoboy ou correio é realmente necessário? Ou por e-mail o efeito será o mesmo? Repense o quanto se gasta com fretes! Alerte os colaboradores de que as entregas devem ser otimizadas.

Por exemplo: em vez de realizar entregas para o mesmo cliente várias vezes na semana concentre tudo em apenas uma. Outra dica é fazer acordos com uma mesma empresa de entregas.

Materiais administrativos

Canetas, cadernos, folhas de sulfite, cartuchos e toners para impressoras. Materiais administrativos custam caro! A melhor maneira de reduzir custos é, em primeiro lugar, controlar o uso.

Eleja uma pessoa para ser a responsável por estes materiais (pode ser a secretária da empresa, por exemplo). Tudo que for entregue deve ser anotado e justificado.

No caso de impressões, uma maneira de economizar é ter o mínimo possível de impressoras, que devem ficar posicionadas em locais estratégicos. Os usuários só vão imprimir o que é realmente necessário.

Comprar de uma vez só e em quantidades consideráveis também é uma maneira de controlar despesas. E se o pedido for feito em apenas um fornecedor as chances de conseguir descontos são ainda maiores!

Insumos e estocagem

A regra de comprar mais para economizar pode não valer a pena para insumos. Para que comprar 100 unidades de uma matéria-prima sendo que ela só é utilizada no máximo 10 vezes ao mês? O ideal é levantar o consumo exato e comprá-los de maneira inteligente.

Essa prática será ideal quando trabalhar em conjunto com o almoxarifado. Definir estoques mínimos e máximos vai melhorar a estocagem, melhorando o fluxo de caixa ao evitar que insumos fiquem parados por muito tempo.

Luxos desnecessários

Você passa boa parte do seu dia na empresa, por isso é compreensível querer torná-la um ambiente confortável para os funcionários. Mas será que você não está gastando em luxos desnecessários?

Por exemplo: Móveis de escritório modernos e uma máquina de café em cápsulas são realmente precisos? Considere o que são necessidades e o que são desejos. Se você acha que há dinheiro extra para os luxos, então vá em frente. Mas se procura maneiras de economizar, gaste dinheiro no que a empresa precisa para operar com eficiência.

Entendeu a importância de melhorar o fluxo de caixa para reduzir custos e melhorar a gestão financeira? Quer colocar as dicas ensinadas neste post e ir além? Então baixe, agora mesmo, a planilha de controle de custos fixos e variáveis.

Este material vai ajudar a conhecer e entender todas as despesas da empresa, ajudando na realização de uma projeção de faturamento efetiva!

28 de Agosto de 2019

Tags:

Finanças Custos Gestão Fluxo de caixa Sistema

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