Você sabe fazer o fechamento de caixa do seu comércio?

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Sua loja é um sucesso! Os clientes adoram os produtos, serviços e os novos pedidos não param de chegar. O balcão está sempre cheio e o telefone toca sem cessar.
 
Mas todas as vitórias e o trabalho duro realizado pelo time não se reflete nos números da empresa - as contas não fecham! Algo está muito errado e você não tem tempo para analisar o que é.
 

Controlar as finanças da empresa, mesmo pequena, é realmente importante? Este pode ser um questionamento que você deve estar se fazendo agora mesmo. E já nos antecipamos em responder:
 
Sim, é de extrema relevância!
 
Como conceito, a administração financeira é a coordenação das atividades e a avaliação da condição financeira da sua loja. Ter controle significa desenvolver a consciência da situação econômica real em que ela se encontra.
 
Há lucro? Prejuízo? Qual seria o melhor momento para realizar um novo investimento? Será que é preciso cortar custos? Todas estas perguntas podem ser facilmente respondidas quando se sabe o real estado da saúde financeira.
 
E não é preciso fazer um grande esforço para chegar a um diagnóstico: é simplesmente a análise dos dados patrimoniais em combinação com o fluxo de caixa.
 


Fluxo de caixa é o quanto o seu varejo recebeu e gastou durante um período de tempo definido. Ele revela se houve sobra ou falta de dinheiro, sendo possível analisar a interferência de cada despesa e receita.
 
É uma das melhores ferramentas para tomada de decisões. Caso o resultado seja negativo é possível avaliar a necessidade de um empréstimo, já se for positivo a viabilidade de guardar ou investir na empresa.
 
No decorrer dos períodos projetados pelo fluxo de caixa podemos acompanhar em quais meses haverá maior necessidade de capital e em quais sobra. Esse  acompanhamento deve acontecer mês a mês.
 
Por isso é importante ter um controle sobre o fluxo de caixa, pois é por meio dele que é possível manter a vida financeira do empreendimento organizada. Inclusive para impedir o atraso dos pagamentos de impostos, por exemplo.
 
Prazos desalinhados de recebimentos e pagamentos pode resultar na falta de dinheiro para pagar os compromissos da loja como salários e aluguel, isso sem falar nos fornecedores.
 


O fechamento de caixa é um procedimento que confere as entradas e saídas em caixa de maneira que, ao final do expediente, os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia.
 
Ter uma equipe enxuta, pouco tempo para realizar a tarefa ou simplesmente não saber a importância e como fazer o processo. Por qual desses motivos você acha que seu varejo não deve fazer o fechamento de caixa?
 
Bom, não importa a razão. Se você quer sua empresa no azul é importante que este procedimento seja um ponto de honra. E o mais importante: feito todos os todos os dias, sem falta. Esta periodicidade é importante para que nenhum valor seja esquecido. Para lhe ajudar, preparamos uma planilha que vai agilizar o seu fechamento de caixa, confira:

 
Quer saber então como fazer corretamente o fechamento de caixa? Então vejas as 4 dicas abaixo:
 
#1- Todo cuidado é pouco
O fechamento depende do controle minucioso de todas as movimentações ocorridas durante o dia. O registro correto do lançamento, por si só, não garante que os valores irão 'bater'. Por exemplo, pode ser que o lançamento tenha sido feito da maneira correta, mas que o operador tenha passado o troco errado.
 
O fechamento do caixa exige atenção e cuidado. Desta maneira é necessário criar uma rotina de procedimentos a sempre ser seguida. Nela o profissional responsável por esse procedimento acompanha as operações, evitando erros e problemas  futuros.
 
#2- A abertura do caixa
Se estamos falando da diferença entre entradas e saídas primeiramente é preciso então abrir o caixa, não é mesmo? Dessa maneira, registre o saldo inicial de abertura de caixa diariamente. Esse montante é formado pelas notas e moedas necessárias para dar troco aos clientes.
 
E um detalhe muito importante: não se esqueça de abrir o caixa com o nome real do operador. Se o seu comércio tem mais de um operador de caixa é muito importante que cada um deles deixe o “caixa zerado” para o colega que assume o próximo turno.
 
Estas medidas simples vão ajudar (e muito) caso apareçam discrepâncias no final do dia.
 
#3- Lance as entradas e saídas
É preciso registrar toda a movimentação que for ocorrendo durante o dia. Se o controle do caixa for realizado de maneira manual, o ideal é que cada anotação seja realizada e armazenados os comprovantes de recebimento. Já se houver um sistema de gestão cada ação é lançada no sistema, sendo também necessário guardar os comprovantes.
 
A sangria (recolhimento do excesso de dinheiro) também é de extrema importância e precisa ser acompanhada. Toda vez que a transferência de valores para outro local for realizada anote a data, valor e número do caixa (quando houver). Definir horários específicos ajuda ainda mais no controle. 
 
No controle de entradas e saídas é importante também ter cuidado com a abertura da gaveta, além de registrar os consumíveis utilizados durante o dia no PDV (Ponto de Venda): bobina de papel e outros insumos utilizados nas impressoras fiscais, máquinas de cartão de crédito e balanças (quando houver).
 
#4- Separe os pagamentos por tipo de recebimento
Não importa o método de movimentação: dinheiro, cartão ou cheque. Seu comércio precisa separar a contagem de cada tipo de pagamento.  Divida os recebimentos com clips e elásticos. Isso vai agilizar bastante na hora da apuração de todos os valores no fechamento do caixa.
 
O sucesso empresarial da sua empresa está ligado a diversos fatores, não somente financeiros. Mas o controle do fechamento de caixa é, com toda certeza, fundamental para que as contas fechem e haja lucro.
 
Quer mais dicas de como conseguir organizar e calcular o fechamento do caixa diariamente? Então acesse, agora mesmo, este modelo de planilha de controle!

17 de Abril de 2019

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