Planinha x sistema on-line: veja quando fazer a migração na sua gestão!

Muitas pequenas e médias empresas começam sua jornada de gestão com uma ferramenta simples e acessível: a planilha. No início, ela parece ser a solução ideal. A maioria dos gestores sabe usá-la, o custo é baixo e a simplicidade a torna uma ferramenta atraente.
 

Porém, à medida que o negócio escala, as limitações dessa ferramenta se tornam cada vez mais evidentes. Ao perceber isso, muitos gestores se deparam com uma pergunta: é hora de substituir as planilhas por um sistema de gestão?
 

Nesteartigo, você entenderá quando é o momento certo de dar esse próximo passo e como a transição para um sistema de gestão online pode ser uma solução prática, acessível e mais eficiente. Continue a leitura!


Por que muitas empresas começam com planilhas?

É comum que empresas como uma marmoraria utilizem planilhas para controlar as finanças, pedidos, inventários ou outros aspectos do seu negócio. Elas fazem isso porque são uma solução simples, barata e já conhecida no mercado. Além de a familiaridade com o Excel ou Google Sheets facilitar a adoção da ferramenta sem a necessidade de treinamento extenso.

No entanto, à medida que as empresas crescem, é natural que as necessidades da organização, como controle e análise de dados, se tornam mais complexas. E nesse momento, as limitações das planilhas começam a surgir e preocupar os líderes e gestores que percebem a necessidade de avançar para uma solução mais robusta.
 

Quais são os limites das planilhas?

Embora muito úteis no início, as planilhas apresentam algumas limitações que começam a pesar com o crescimento do negócio. Três dos principais problemas enfrentados por empresas que ainda dependem desse tipo de controle são: falta de integração, retrabalho e risco de perda de dados.

Falta de integração

As planilhas funcionam como arquivos isolados. Cada setor pode ter a sua: uma para vendas, outra para estoque, outra para finanças e até para o marketing. O problema é que esses dados não se conversam automaticamente.

Se o vendedor atualiza o pedido em uma planilha, mas o estoque não é avisado, por exemplo, a chance de erro é grande. A empresa perde agilidade com isso e ainda corre o risco de tomar decisões com base em informações desatualizadas ou incompletas.

A ausência de integração exige que alguém faça esse meio de campo manualmente, o que consome tempo e abre espaço para falhas.

Retrabalho

Você digita um dado em uma planilha, depois copia para outra, atualiza uma terceira para gerar um relatório e, por fim, revisa tudo para ter certeza de que está certo. Se esse tipo de rotina soa familiar, sua empresa está sofrendo com retrabalho.

Além de ineficiente, esse processo ocupa o tempo de colaboradores que poderiam estar focados em atividades mais estratégicas. Repetir tarefas, conferir dados e corrigir erros acabam virando parte da rotina quando tudo depende de planilhas.

Risco de perda de dados
 

Uma planilha salva no computador, um pendrive que some, um arquivo corrompido ou uma edição feita por engano. Basta um pequeno descuido para que as informações importantes sejam extraviadas.

Diferente de sistemas online, as planilhas geralmente não contam com backup automático, histórico de versões ou restrições de acesso por usuário. Ou seja, qualquer erro (humano ou técnico) pode comprometer dados essenciais para o funcionamento da empresa. E muitas vezes, não há como recuperar essas informações.

Que sinais indicam que a sua empresa precisa dar próximo passo?

Afinal, como saber então se já está na hora de substituir as planilhas por um sistema mais robusto, principalmente na gestão das marmorarias? Aqui estão alguns sinais claros de que sua empresa pode estar pronta:

Dificuldades para acompanhar o fluxo de caixa, fazer previsões financeiras ou reconciliar os números com precisão são sinais claros de que as planilhas já não são suficientes.

O risco de erro aumenta quando os dados financeiros são manipulados manualmente. Afinal, isso pode levar a decisões equivocadas ou até mesmo prejuízos financeiros.

Erros de digitação ou falhas na comunicação entre setores podem gerar problemas significativos, como o envio incorreto de produtos, perda de prazos, insatisfação de clientes, entre outros.

Se a empresa vivencia uma maior quantidade de erros em pedidos ou no atendimento ao cliente, isso pode ser uma indicação de que os controles manuais, como as planilhas, estão prejudicando a eficiência da operação.

Quando as planilhas são usadas por diferentes equipes e departamentos, a comunicação e a colaboração podem ser prejudicadas, afetando também o faturamento. Isso ocorre porque, com as planilhas, os dados não são facilmente compartilhados ou acessados por todos os envolvidos no tempo que tem que ser.

Se a empresa tem dificuldades em garantir que todos tenham acesso às informações corretas e atualizadas, esse é um sinal nítido de que está na hora de migrar para uma solução mais integrada.

No ambiente atual de negócios, muitas vezes é necessário acessar dados e relatórios fora do escritório ou durante viagens de trabalho. Planilhas atualizadas muitas vezes podem ficar acessíveis somente no local da empresa. Isso limita a capacidade de tomar decisões rápidas e bem-informadas.

Já um sistema de gestão online permite acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer hora. Logo, fica muito mais fácil tomar decisões assertivas com base em dados atualizados, como a quantidade de estoque de matérias-primas e produtos nas marmorarias.

iZY: Quais são as vantagens de um sistema online?

 

Então, as planilhas costumam prejudicar os processos com uma gestão morosa e burocrática. Mas quais são, afinal, as vantagens de usar uma plataforma digital? Entenda como o iZY pode ajudar a sua empresa!

Facilidade de uso
 

Uma das principais vantagens de sistemas como o iZY é a facilidade de uso. A plataforma foi projetada para ser simples e intuitiva, mesmo para quem não tem experiência com tecnologia. Qualquer gestor, mesmo sem domínio de tecnologia, pode implementar e começar a usar sem complicação.
 

Acesso em qualquer lugar
 

Diferentemente das planilhas que ficam armazenadas em um único computador ou servidor, o iZY é uma solução online. Assim, os dados da empresa podem ser acessados de qualquer lugar. 

Essa mobilidade do sistema online é uma vantagem estratégica para quem precisa de agilidade na gestão, bem como acompanhar vendas e resultados à distância.

Tudo centralizado em um só lugar

Com o iZY, você não precisa mais se preocupar em cruzar informações de diferentes planilhas. Todos os dados da empresa ficam centralizados em um único local, o que facilita o acompanhamento e a tomada de decisão.

A centralização também reduz os erros e a duplicidade de dados, já que todas as informações estão sempre atualizadas e acessíveis.

Pensado para pequenas empresas

O iZY foi desenvolvido especialmente para pequenas e médias empresas, com um foco em simplicidade e funcionalidade. Não há burocracia, nem longos treinamentos para a equipe. A plataforma é prática, direta e atende às necessidades do dia a dia de gestores que não querem se perder em tecnologias complicadas.

Embora sejam soluções acessíveis e simples no começo, as planilhas funcionam até certo ponto. Por isso, ao se deparar com erros frequentes, problemas de comunicação e dificuldades financeiras, você pode saber que chegou o momento ideal para buscar um sistema de gestão mais avançado. 

Se a sua empresa quer crescer sem complicações, é hora de conhecer o iZY!

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