Como um software de gestão pode ajudar no controle financeiro?

Em levantamento, o IBGE apontou que cerca de 48% das empresas brasileiras encerram suas atividades em até três anos devido à falta de gestão. Os problemas gerados pela falta desse controle costumam ser: gastos excessivos desnecessários, aumento de dívidas e inadimplências.

Até alguns anos atrás, a gestão financeira era realizada por meio de planilhas e  documentos impressos. Funcionava, mas exigia muito tempo e disponibilidade do gestor — e ainda assim a atividade ficava sujeita a erros por conta de problemas de digitação e acessos.

Hoje, ferramentas mais modernas e intuitivas estão ocupando cada vez mais o dia a dia das empresas, entregando módulos e funcionalidades que, além de melhorar o controle das finanças, garantem ao gestor insights estratégicos para otimizar a gestão de todo o negócio. 

Neste artigo mostramos como um software de gestão empresarial funciona, e quais são as vantagens que a sua empresa pode obter por meio dessa solução quando o assunto é controle financeiro. Boa leitura!

O que é um software de gestão empresarial

O software de gestão empresarial é uma ferramenta que integra todos os departamentos da empresa em um só lugar, e oferece funcionalidades para simplificar a rotina de seus usuários. 

Setor de compras, RH, estoque, comercial, financeiro, e outras áreas que fazem parte da empresa podem utilizar a mesma solução para inserir seus dados, acessar relatórios, automatizar tarefas e até se relacionar com os clientes.

Vantagens de um software de gestão para o controle financeiro

O software de gestão oferece diferentes funcionalidades para simplificar o dia a dia da empresa. No caso do setor financeiro, esses módulos são integrados à ferramenta, unicamente para atender a área e auxiliar os usuários que trabalham com finanças.

Abaixo, veja quais são os módulos: 

Conciliação bancária

Por meio da conciliação, os usuários podem verificar os saldos, identificar fraudes internas, apontar pagamentos duplicados, descobrir compras canceladas, entre outros benefícios.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um importante relatório que mostra todos os valores que entraram e saíram do caixa em um determinado período. Essas informações identificam se a empresa está ou não com folga financeira para realizar novos investimentos, arcar com suas obrigações mensais ou lidar com gastos extras devido a emergências. 

O fluxo de caixa também desempenha um papel de destaque na tomada de decisão, uma vez que as informações servem de base para prever, planejar e controlar entradas e saídas, ajustar preços de produtos ou aplicar medidas internas para reduzir custos e aumentar os ganhos. 

Controle de comissão

As comissões de vendedores vivem oscilando devido ao volume de pedidos e vendas. Por conta disso, manter o controle desses dados precisa estar no topo de lista de prioridades do gestor, do contrário será impossível identificar quanto, exatamente, cada vendedor terá direito a receber pelo seu trabalho. 

Com um software, realizar o controle de comissão se torna mais simples porque todas as informações relacionadas aos vendedores, percentuais e às vendas já estão inseridas e configuradas na solução. Pode-se acessar esses dados por meio do módulo, emitir relatórios e acompanhar semanalmente qual valor deverá ser pago a cada profissional.  

Contabilidade

A contabilidade é a ciência responsável por registrar todas as transações financeiras de um negócio. Geralmente, pequenas e médias empresas contam com profissionais terceirizados para fazer o serviço, mas isso não significa que não podem ter ou usufruir, também, de um módulo contábil. 

Por meio dessa funcionalidade do software, o gestor é capaz de emitir relatórios como DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), Faturamento e Balancete, e em cima desses documentos, avaliar a real situação financeira da empresa. Os dados podem ajudá-lo também a tomar decisões que minimizem os custos e aumentam a margem, além de contribuir para o serviço do próprio contador, caso o mesmo seja terceirizado. 

Emissão de notas fiscais e boletos

Com o software, existe ainda a possibilidade de emitir notas fiscais e boletos por meio de uma única ferramenta, o que otimiza o atendimento ao cliente e simplifica ainda mais o controle financeiro. 

O registro de todas as notas e demais documentos ficam salvos automaticamente no sistema, e sempre que necessário, usuários ou o próprio gestor podem acessar esse módulo para fazer conferências, validar informações e até mesmo imprimir segundas vias.  

Controle de cheques, cartões e pix

Como a empresa lida com vários pedidos, ela precisa também ter controle sobre os métodos de pagamento escolhidos por cada cliente, seja por cheques, cartões de crédito e débito, e pix. 

No software de gestão, é possível acessar um módulo desenvolvido apenas para esse controle. Por meio dele, usuários podem verificar a forma de pagamento escolhida pelos clientes e acompanhar as datas de pagamento ou próximas faturas.  

Previsibilidade/relatórios

Atuar de forma estratégica é muito importante para o gestor aumentar os lucros da empresa, e impedir que rombos orçamentários prejudiquem sua permanência no mercado. Para isso, é necessário ter acesso à informações e dados de qualidade. 

Com um software, o gestor e demais usuários podem acessar esses dados por meio de relatórios e indicadores de desempenho. As informações presentes no documento podem ajudá-lo a identificar gargalos, despesas desnecessárias e atraso de pagamentos. Não só isso, descobrir preferências de clientes que ajudam a garantir previsibilidade para melhorar as estratégias comerciais. 

Além dos benefícios acima, vale mencionar que o software de gestão também possui a função de cobrança bancária automatizada, que aumenta a capacidade da empresa cobrar mais clientes, ao mesmo tempo, e receber os pagamentos.

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