Gestão financeira: como a prática ajuda a reduzir as despesas empresariais?

O cenário do mercado em 2022 foi bastante assustador. Grandes nomes, como a Meta (Facebook) e o Twitter, anunciaram desligamentos em massa devido à possibilidade de uma crise econômica.

Embora sejam marcas poderosas no mercado de tecnologia, as duas empresas precisaram realizar cortes por conta de erros nas contas e algumas estimativas para o pós-pandemia.

Essa situação, que se repetiu várias vezes durante o ano e atingiu os mais diferentes setores, levanta um questionamento: “Será que as empresas estão fazendo a gestão financeira da forma correta?”

Abaixo explicamos em detalhes o que pode ser considerado despesa, qual é a importância de fazer o controle desses gastos e qual é a melhor forma de otimizar a gestão. 

O que é considerado despesa?

Despesas são gastos relacionados à administração de uma empresa. Ou seja, valores que podem ser aplicados em áreas, como: marketing, comercial, RH, desenvolvimento de produtos, entre outros. 

Um exemplo de despesas são os gastos com acessórios de escritório. Apesar de terem pouca importância nos resultados de negócio, são itens que contribuem para a produtividade dos funcionários.

Os responsáveis pela gestão financeira e empresarial devem colocar na folha de gastos tudo que sai do caixa para que, em momentos de crise, fique mais fácil identificar as despesas que podem ser cortadas. Como é o caso desses acessórios, por exemplo.

Qual a diferença entre despesa e custo?

Por envolverem as finanças, é comum as pessoas confundirem as despesas e os custos. Mas, existe uma larga diferença entre os dois termos. 

Enquanto que as despesas envolvem a administração do negócio, os custos estão diretamente ligados à aquisição e produção de mercadoria. Alguns exemplos de custos, são: 


Matéria-prima;
Embalagens;
Mão de obra da indústria;
Manutenção;
Depreciação de máquinas e equipamentos. 
 

Fazer a gestão financeira de todos os gastos - tanto os custos como as despesas -, é muito importante para a empresa reduzir o preço de seus produtos. Também, gerar mais economia e aumentar a sua competitividade no mercado. 

A falta de gerenciamento, além de impactar as finanças, pode comprometer todo o processo produtivo e a satisfação dos clientes. Isso porque, se faltar dinheiro em caixa, a empresa não poderá comprar matéria-prima ou outros insumos. E essa falta de componentes pode gerar paradas de produção e atraso nas entregas. 
 

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O que não pode faltar na gestão financeira de despesas?

É muito provável que o planejamento financeiro de uma empresa esteja em dia. Mas, e a gestão desse dinheiro, como anda? O empresário muitas vezes peca na hora de acompanhar a rotina de gastos, ainda mais quando se trata de despesas. E esse pequeno deslize, que parece inofensivo em um primeiro momento, pode abrir uma fenda enorme no caixa. 

Como a gestão financeira envolve todas as finanças da empresa, ela pode ser considerada um processo bastante complexo. Para fazê-la corretamente, o empresário precisa seguir uma série de pré-requisitos, que incluem:

Quer adicionar despesas no planejamento financeiro do mês? Se houver caixa disponível para isso, tudo bem. 

Contudo, é importante identificar as necessidades da empresa antes de fazer qualquer corte. Isso porque, com esse mapeamento, fica mais fácil entender o que pode ser eliminado do plano e o que pode ser mantido.

Um exemplo de despesas dispensáveis são snacks e bebidas. A empresa até pode oferecer isso para seus colaboradores se assim quiser, mas é um gasto que pode ficar por último na lista de necessidades.

Embora o caixa esteja positivo, os responsáveis precisam acompanhar como todo o dinheiro está sendo gasto. Sem monitoramento, pode acontecer de alguns funcionários extrapolarem as contas e isso causar impactos financeiros futuros.

Vendedores que precisam de celulares e linhas telefônicas para trabalhar são ótimos exemplos. Pode acontecer de um profissional usar indevidamente o aparelho e a conta vir bem mais alta que o esperado. Ou, até mesmo usar o número para outros fins que não comerciais. 

O controle de gastos não é gerenciar as atividades em si, mas certificar que os recursos estão sendo usados com sabedoria.

Por fim, os empresários precisam instruir os seus funcionários para que os mesmos sejam mais responsáveis e conscientes em relação às finanças da empresa.

Caso ainda não tenham essa consciência, é possível mudar esse mindset explicando todos os riscos que isso pode trazer para os negócios, inclusive como eles podem ser impactados. Por exemplo, se a empresa não estiver bem financeiramente, talvez seja necessário cortar custos, como bonificações e eventos. 

Como otimizar a gestão financeira 

Como falamos logo no início do texto, a má gestão financeira pode ocasionar problemas enormes. Mesmo que o seu negócio tenha uma pessoa responsável, é importante otimizar o controle com o apoio de ferramentas tecnológicas que praticamente eliminam os erros e simplificam a gestão.

O iZY é um sistema de gestão online que cuida da parte administrativa e financeira do seu negócio em poucos clientes. Com o software é possível alinhar todas as operações da empresa, trazendo mais praticidade, mobilidade e segurança na hora de fazer a gestão.

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