Aprenda a otimizar a Gestão de Contratos de Serviços

Conforme um estudo realizado pela Associação Nacional de Gestores de Contratos – ANGC, 90% dos diretores de empresas brasileiras afirma que não possui uma política de gestão de contratos de serviços eficiente.
 
Ainda de acordo com a pesquisa, 78% das empresas não possuem um método de monitoramento de contratos; e 90% ainda realiza esse controle via e-mail.
Isso representa um grande risco para a saúde financeira das empresas, sejam elas grandes ou pequenas.
 
MAS VOCÊ SABE O QUE É A GESTÃO DE CONTRATOS DE SERVIÇOS?
 
A gestão de contratos de serviços, vai além do arquivamento e do controle de documentos. Com uma boa gestão desse serviço é possível também acompanhar o ciclo do documento, desde a criação, passando pela execução, até chegar ao fim da sua vigência.
 
A gestão financeira e de projetos são asseguradas por esse processo que garante os benefícios contratados para ambas as partes. Com o gerenciamento de contratos é possível monitorar e acompanhar detalhadamente todas as etapas.
 
GESTÃO EFICIENTE SEM TRANSTORNOS 

Uma pesquisa do IBGE revelou que 6 em cada 10 empresas fecham as portas antes de completar 5 anos. Ao analisarmos as consequências de uma má gestão de contratos podemos considerá-la como uma das possíveis causas. 
 
Ter uma boa gestão de contratos de serviços contribui para o crescimento do seu negócio, pois facilita a organização de acordos, melhora o controle de documentos e agiliza as ações financeiras.
Alguns dos benefícios de uma boa Gestão de Contratos são: facilidade em compreender as ações e estratégias de ambas as partes, monitoramento e supervisão eficaz das obrigações previstas no contrato, redução de custos através do melhor controle dos prazos de vencimento.
 
CONHEÇA 3 PRÁTICAS QUE AJUDARÃO NO CONTROLE DOS CONTRATOS
 
É preciso ter um planejamento! Para um gerenciamento de contratos eficaz você precisa se planejar antes mesmo de fechar um contrato. Por isso, criamos abaixo 3 PRÁTICAS que vão ajudá-lo a controlar melhor toda a documentação:

 Periodicidade nos relatórios

As emissões de relatórios gerenciais são fundamentais para o acompanhamento preciso de tudo que está acontecendo em relação aos serviços acordados em contratos.
 
Você pode estipular a geração de relatórios semanais, quinzenais, mensais ou anuais conforme as necessidades dos produtos ou serviços vendidos, por exemplo, se você contrata fornecedores com base em preço, precisa gerar relatórios com maior frequência já que neste serviço existe bastante alteração de um para o outro, o que pode levar ao cancelamento de um contrato ou de algumas alterações em determinadas cláusulas.
 
 Gerenciamento de acordos e prazos

Não basta apenas armazenar os contratos em pastas, ou scanear no seu computador. É preciso ter uma rotina interna que permita você acompanhar as etapas e prazos do contrato a fim de garantir que o acordo firmado esteja sendo cumprido em todos os seus estágios.
 
Durante o período de vigência de um contrato podem surgir imprevistos relacionados à economia, por exemplo, gerando desvantagem contratual para uma das partes. Em uma ocasião como esta, é necessário que seja feita uma revisão para saber se é preciso flexibilizar ou alterar algumas condições.
 
 Menos tempo na gestão

Você pode se beneficiar da tecnologia para sair dos contratos de papel e ter muito mais agilidade nas buscas de documentos. Manter uma gestão de documentos demanda resmas de papel, cartuchos para impressoras, entre outros fatores que podem ser sanados com a utilização de contratos 100% digitais.

Um contrato eletrônico pode ser assinado muito mais rápido e com mais segurança, já que fica protegido por recursos criptográficos e fica alocado em nuvem particular. Outra facilidade de utilizar sistemas para contratos eletrônicos é a facilidade de ser lembrado por alertas de alterações em cláusulas ou do vencimento de prazos.

Seja para a gestão de contratos de serviços de fornecedores ou de clientes, é preciso ter atenção. Um gerenciamento de sucesso precisa garantir que a empresa cumpra com o que foi acordado no documento. Com a utilização de um software de gestão é possível elaborar, gerenciar e negociar contratos.


LEIA TAMBÉM:

• Modelos de documentos para sua gestão
• Importância de ter um bom Planejamento e um Controle Financeiro eficaz
• Relatórios Gerenciais são bons aliados na tomada de decisão
• Custos: o que são e como calcular do modo certo?

Tags: