Sistema de gestão: como escolher o melhor para a empresa?

A implementação dos sistemas de gestão, mesmo crescendo exponencialmente nos últimos anos,  ainda representa um desafio para milhões de empresários que, ou não encontraram a ferramenta certa para atender suas necessidades, ou precisam lidar com resistência interna à tecnologia.

Existem formas de superar esses dois obstáculos e simplificar a jornada de implementação. A primeira delas envolve conscientizar a equipe sobre a importância de transformar os modelos de negócio tradicionais — apontando todos os benefícios de um sistema de gestão integrado —, e segundo, escolher o melhor software com base nas particularidades e necessidades da empresa.

Neste artigo mostramos os segredos que podem ajudar nessa escolha, apontando os recursos e funcionalidades indispensáveis de um bom sistema. Confira!

Antes, relembre o que é um Sitema de Gestão (SGI)

Sistemas de gestão são ferramentas de software que integram pessoas, departamentos e dados da empresa em um só local. Ou seja, a tecnologia funciona como um ecossistema único e digital, onde todas as operações de negócio podem ser executadas e gerenciadas.

Com a necessidade de agilizar cada vez mais processos, empresas precisam recorrer a tecnologias como essa para proporcionar agilidade e ajudar no desenvolvimento empresarial.

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Como escolher o melhor sistema de gestão?

Com os sistemas de gestão se tornando uma tendência, diversos fornecedores de tecnologia começaram a comercializar suas soluções. Isso exige das empresas um olhar mais criterioso na hora de escolher a ferramenta, afinal alguns softwares podem não oferecer os recursos e as funcionalidades necessárias.

Nesse cenário de opções, como escolher?
 

Identifique as necessidades do seu negócio
 

É preciso compreender quais são as dores da empresa para saber o que a ferramenta adquirida precisa solucionar. Existe problema de comunicação entre os departamentos? Os dados não são confiáveis para tomada de decisão? A empresa enfrenta problemas relacionados ao estoque? 

O que a sua empresa espera ao obter um sistema de gestão integrado? Somente após essa análise é possível ter uma percepção clara sobre o que o seu negócio exige.
 

Faça uma pesquisa sobre os fornecedores
 

Sua empresa certamente não quer investir em uma solução que começa a apresentar problemas já na primeira semana de uso ou não entrega um suporte eficiente para esclarecer todas as dúvidas. Sendo assim, é preciso realizar uma pesquisa acerca dos fornecedores mais conhecidos para avaliar se a marca é confiável e se possui uma equipe disponível para solucionar qualquer problema. 

Quantos clientes esse fornecedor atende? Existem reclamações acerca da solução? Qual é o tempo de resposta?
 

Tenha visão a longo prazo

Embora o sistema de gestão entre com a proposta de simplificar as operações da empresa, é preciso ter em mente que sua implementação não será fácil e que pode levar um tempo até toda a equipe se familiarizar e fazer uso correto da tecnologia. 

Portanto, é preciso também ter uma visão de longo prazo para entender esse ponto e avaliar os resultados que você espera coletar a partir de um, dois ou mais anos de uso. Querer colher todos os benefícios de um dia para outro pode gerar frustração, e impedir a construção de uma parceria sólida com a empresa fornecedora do software.  
 

Opte por um sistema de gestão web

A mobilidade precisa estar no topo da lista de prioridades de qualquer empresa. Diretores, líderes e colaboradores precisam ser capazes de acessar recursos e dados no software, e realizar suas atividades de qualquer lugar e hora, sem se preocuparem com limitações geográficas. 

Portanto, outro segredo para escolher o sistema de gestão ideal está em optar por uma tecnologia web, ou seja, que esteja na nuvem. Soluções em cloud podem ser acessadas remotamente, basta que a empresa e os usuários tenham login de acesso. 
 

 Assegure que a solução entrega boa usabilidade

Tão importante quanto a mobilidade é ter um sistema que seja fácil, intuitivo e simples de usar. Muito da resistência interna das equipes é porque a maioria das soluções são complexas e burocráticas, o que acaba mais atrapalhando a rotina de trabalho do que necessariamente ajudando.

Quais módulos a ferramenta oferece? O painel é otimizado? Favorece a experiência dos usuários? Pense nisso!
 

Avalie a facilidade de implantação

Quando a empresa migra para uma nova tecnologia, ela precisa muitas vezes pausar suas operações. Quanto mais complexo for o processo de implementação, mais demorado será para ela retornar às suas atividades e, isso, por sua vez, pode prejudicar seus resultados.

Assim sendo, nosso último segredo envolve avaliar a facilidade de implementação da ferramenta. Verifique com os fornecedores qual o tempo mínimo e máximo, e faça um plano de ação para minimizar as perdas advindas de atrasos.
 

Principais vantagens de um sistema de gestão
 

O grande diferencial de um sistema de gestão é que ele integra todas as operações da empresa em um só local, impedindo que departamentos e pessoas atuem de forma descentralizada. A visão holística obtida com a ferramenta é algo que simplifica o trabalho das equipes e do gestor, e contribui para uma tomada de decisão mais inteligente.

Fora a integração, é importante dizer que a ferramenta entrega outros benefícios competitivos como:

Economia de papel;
Acesso a módulos como controle financeiro, controle de estoque, gestão de compra e venda, entre outros;
Possibilidade de integrar a tecnologia a outras soluções, como é o caso do CRM;
 Capacidade de fazer análises gerenciais a partir de indicadores de desempenho (KPIs) e gráficos.

O iZY é um sistema de gestão on-line desenvolvido pela Useall, capaz de concentrar toda a administração e as finanças da empresa. A partir da ferramenta, os usuários podem executar pedidos de vendas, gerenciar o estoque, controlar todos os serviços e fornecedores, otimizar o relacionamento com os clientes, emitir notas fiscais, imprimir relatórios e muito mais.

Escolher o melhor sistema de gestão não precisa ser complexo. Conheça mais detalhes sobre o iZY e desvende o potencial da tecnologia!

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